06-38 59 45 67 info@sabinewamelink.nl
Selecteer een pagina

Wanneer je voor het eerst gaat samenwerken met een VA dan wil je zo goed mogelijk voorbereid zijn. Voordat je de samenwerking aangaat, is het erg prettig te weten welke taken je uit handen wil laten nemen. Een goede VA zal vooraf een intake gesprek met je houden, waarin duidelijk wordt welke werkzaamheden er overgenomen kunnen worden. Weet je dus niet precies wat je uit handen wil geven? Geen nood, in de intake komen altijd zaken naar boven waar de VA wel raad mee weet.

Bereikbaarheid en beschikbaarheid

Op het moment dat je gaat samenwerken is het belangrijk dat je van elkaar weet wanneer en hoe je contact opneemt. Het lijkt een open deur, maar niet zelden zijn de verwachtingen over en weer niet duidelijk. Op welke dagen ben je bereikbaar? Op welke manier vind je het prettig om te communiceren? Wanneer het dringend is buiten de afgesproken uren, wat dan?

Manage de verwachtingen

Probeer taken en input zo veel mogelijk tijdig door te geven. Een VA werkt voor meerdere opdrachtgevers en is niet altijd in staat om direct voor je aan de slag te gaan. Er wordt gewerkt op basis van prioriteit en het kan zijn dat er andere afspraken lopen. Ga er dus niet vanuit dat jouw verzoek altijd direct opgepakt kan worden. Ben ook duidelijk over de deadline van een opdracht, zo is het voor een VA makkelijker om haar tijd in te plannen. Wanneer je werkt met een project management systeem kun je deze zaken snel met elkaar delen. Veel VA’s maken gebruik van bijvoorbeeld Trello, een gratis tool waar je erg goed to do lijsten in kan maken en acties toe kan wijzen. Wanneer je zelf niet in het bezit bent van een dergelijke oplossing, overleg dit dan met je VA.

Zorg voor alle benodigde gegevens

Een VA wil zo snel mogelijk voor je aan de slag. Dit zal wel betekenen dat ze toegang moet hebben tot jouw systemen. Zorg ervoor dat je alle inlog gegevens paraat hebt en je eventueel nieuwe accounts hebt aangemaakt. Een handige manier om deze gegevens veilig te delen is via LastPass. Hierin kun je de inlog gegevens makkelijk delen en na de samenwerking weer intrekken. Wel zo handig!

Het kan ook nodig zijn om documenten, zoals je huisstijl handboek, foto’s en aantekeningen met elkaar te delen. Hiervoor kun je gebruik maken van oplossingen zoals bijvoorbeeld: Google Drive, Dropbox en OneDrive. Overleg met je VA welke tools hiervoor ingezet gaan worden.

Een VA is ondernemer, geen werknemer

Begrijp dat een VA geen werknemer is. Een VA is ook ondernemer die jouw bedrijf vanuit een ander perspectief bekijkt. Je mag een VA zien als jouw businesspartner. VA’s hoeven niet op micro niveau gemanaged worden. Je betaalt voor iemand die niet super veel supervisie nodig heeft door de ervaring van haar kant.

Je huurt een ondernemer in en die niet altijd op ‘standaard’ werkuren werkt. Wees ervan op de hoogte dat taken niet per se overdag tijdens de werkweek uitgevoerd worden.

Investering

In het begin van de samenwerking zul je meer tijd moeten investeren. De VA heeft tijd nodig om jouw bedrijf, tools en producten te leren kennen. Het kan dus zijn de je in het begin meer contact met elkaar hebt omdat je nog niet zo op elkaar ingespeeld bent. Hoe meer aandacht je hier in het begin aan geeft, des te sneller je samen up and running bent. Het zal zich terug verdienen omdat je uiteindelijk tijd gaat besparen en jij jouw omzet kunt verhogen!

Heb je nog vragen naar aanleiding van de blog? Neem gerust contact met me op dan help ik je graag verder.

Facebook
LinkedIn
Instagram